Gérer des listes de diffusion

Orfeo vous permet de créer des listes afin de suivre précisément l'évolution de vos campagnes de diffusion ou bien l'envoi de vos invitations.

Créer une liste

Créer une liste

Vous pouvez créer une liste de diffusion de 2 façons différentes : depuis le menu Annuaire et depuis le menu Diffusion.


Depuis le menu Annuaire

  • filtrez votre annuaire selon les critères correspondants à la liste créée

  • sélectionnez les structures / contacts

  • cliquez sur le bouton Outils situé au dessus de l'alphabet

  • sélectionnez Ajouter à une liste

  • cliquez sur Créer une nouvelle liste puis donnez un nom à votre liste

  • enfin cliquez sur le bouton Ajouter à la liste

  • Ajoutez / modifiez / supprimez les statuts en cliquant sur le lien Modifier statuts situé à droite de l'écran

  • Les statuts d'une liste seront copiés dans la prochaine liste créée.

  • Pour modifier le nom d'une liste, lui attribuer une catégorie ou encore la lier à un spectacle, cliquez sur le nom de la liste écrit en gros en haut de page.

Depuis le menu Diffusion

  • allez dans l'onglet Listes

  • cliquez sur le bouton Ajouter liste de diffusion

  • saisissez le nom de votre nouvelle liste

  • si vous avez beaucoup de listes de natures différentes, créez une catégorie pour pouvoir les dissocier

  • cliquez sur le bouton Enregistrer

  • Vous pouvez personnaliser la couleur et le nom des statuts depuis cette page.

  • Vous avez également la possibilité d'ajouter de nouveaux statuts en cliquant sur Ajouter un statut.

  • Une fois votre liste créée, vous pouvez la modifier en cliquant sur le nom de la liste.

Ajouter un contact à la liste

Ajouter un prospect

Nous allons maintenant voir comment ajouter des structures et contacts à votre liste de diffusion :

  • saisissez le nom d'une structure ou d'un contact

  • dans le menu déroulant, choisissez le statut qui lui correspond

  • cliquez sur le bouton Ajouter

  • Pour supprimer un contact de la liste, il suffit de cliquer sur la petite en bout de ligne. La fiche de l'annuaire sera conservée.

  • Par défaut, les informations qui figurent dans la liste de diffusion sont les coordonnées professionnelles du contact. Si inexistantes, vous retrouverez ses coordonnées personnelles.

Ajouter plusieurs contacts à la liste

Ajouter plusieurs contacts

Vous pouvez ajouter plusieurs contacts à la fois dans une liste de diffusion depuis l'Annuaire :

  • filtrez votre annuaire selon les critères correspondants à la liste créée

  • sélectionnez les structures / contacts

  • cliquez sur le bouton Outils situé au dessus de l'alphabet

  • sélectionnez Ajouter à une liste de diffusion

  • dans le menu déroulant des listes existantes, choisissez en une

  • cliquez sur le bouton Ajouter à la liste


Changer le statut et créer des notes au sein de vos listes

Modifier un statut

À tout moment, changez le statut d'un contact en cliquant simplement dessus et en sélectionnant un nouveau dans le menu déroulant.

Vous pouvez également renseigner des notes pour chaque structure / contact dans la case à droite du statut.

  • Vérifiez à quand remonte la dernière date de mise à jour du statut ou de la note grâce à la colonne Dernière mise à jour. Très pratique lorsque vous êtes plusieurs à utiliser une même liste !

  • Triez les informations en cliquant sur le nom des colonnes.

  • Filtrez la liste en fonction du nom de la structure / du contact, des notes ou encore des statuts pour mieux vous y retrouver.

Suivre sa prospection

Suivre sa prospection

La barre colorée située en haut de votre liste vous permet d'avoir une idée du volume de contacts ou structures concernés par chaque statut.

Vous pouvez également filtrer votre liste par Nom, par notes ou par statuts afin d'accéder à l'information voulue rapidement.

Onglet Diffusion

Les informations d'une structure ou d'un contact comme les notes et statuts sont visibles sur leurs fiches annuaire depuis l'onglet Diffusion.

Il est également possible de modifier, ajouter ou retirer une structure ou un contact à partir de ce même endroit en cliquant sur le bloc de la liste dans la section Diffusion.

  • Vous pouvez dupliquer ou archiver une liste en cliquant sur les boutons correspondants en bas de la liste.

Lier les listes à un spectacle

lier une liste à un spectacle

Pour lier une liste à un spectacle :

  • Cliquez sur le nom de la liste (en haut)

  • Tapez le nom du spectacle puis selectionnez le dans la liste déroulante

  • Cliquez sur Enregistrer

onglet suivi programmateurs

Si vous liez plusieurs liste à un spectacle, vous pouvez toutes les visualiser dans l'onglet Suivi programmateurs de votre fiche spectacle.

Suivre le parcours des programmateurs comme spectateur

Au sein des fiches de chacun de vos spectacles vous trouverez l'onglet "Suivi programmateurs". Vous retrouverez dans cet onglet, toutes les listes liées au spectacle en question.

Des statuts pourront vous aider à connaître la nature du retour (ou non retour) du spectateur : qui a vu le spectacle, où et quand, qui ne l'a pas vu, qui est intéressé pour le programmer, qui ne l'est pas du tout, etc.

Pour ajouter un contact :

  • tapez le nom d'un contact ou d'une structure renseigné dans l'Annuaire

  • sélectionnez-le

  • attribuez-lui un statut

  • cliquez sur Ajouter

Une fois vos contacts ajoutés, vous pouvez changer son statut en cliquant sur celui-ci et en sélectionnant un autre dans le menu déroulant. Pour modifier, supprimer, ajouter des statuts, cliquez sur le lien Modifier statuts

suivi programmateur

Le champ Quand est fait pour préciser le jour où un programmateur est venu voir le spectacle. Pour ajouter plus de détails à l'événement ou pour commenter le statut, ajoutez une note en cliquant sur la case correspondante dans la colonne Notes

Toutes les données** de cet onglet apparaîtront à la fois dans les fiches des contacts eux-mêmes ainsi que dans celles des structures auxquelles ils appartiennent.

  • Vous pouvez dupliquer ou archiver une liste en cliquant sur les boutons correspondants en bas.

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