Utiliser les fiches spectacles

Les fiches spectacles vous permettent d'avoir une vue globale de l'exploitation d'un spectacle et de créer des gabarits de distributions et plannings réutilisables.

Créer une fiche spectacle

En plus de contenir les données générales du spectacle (description, numéro d'objet, code analytique, etc), la fiche spectacle vous donne une vue d'ensemble de toutes les opportunités et tous les projets liés au spectacle concerné. De plus, vous pouvez renseigner une distribution et un planning types qui rempliront automatiquement les fiches de ces projets.

Créer une fiche spectacle

Voici comment procéder :

  • dans le menu Production, cliquez sur Spectacles en haut à gauche

  • cliquez sur le bouton Ajouter spectacle puis nommez votre spectacle

 

Spectacle et calendrier

Chaque spectacle peut être rattaché à un calendrier pour que tous les projets liés au spectacle apparaissent dans le calendrier général d'Orfeo dans la couleur décidée. Pour ce faire :

  • dans l'onglet Général, cliquez sur le bloc Information

  • cliquez sur le menu déroulant des calendriers

  • choisissez celui de votre choix si existant ou cliquez sur le pour en créer un nouveau

  • cliquez sur le bouton Sauvegarder

 

Vous pouvez définir des champs personnalisés pour vos spectacles en vous rendant dans les Paramètres et en cliquant sur Champs personnalisés spectacles dans la rubrique Production.

 

Créer une distribution type

Maintenant que vous avez créé votre fiche spectacle, vous pouvez lui attribuer une distribution type :

Ajouter un artiste

  • sur la fiche spectacle, cliquez sur l'onglet Distribution

  • renseignez le nom de l'artiste et sa fonction si besoin

  • cliquez sur Ajouter (gris)

Vous pouvez de la même façon ajouter tous les membres de votre distribution type. Ainsi, lorsque vous créerez un projet depuis un spectacle, la distribution sera importée directement dans l'onglet Distribution de la fiche du projet.

  • Vous pouvez créer un artiste directement en cliquant sur le au bout du champ du nom de l'artiste.

  • Vous pouvez ajouter une liste complète d'artistes que vous aurez définie préalablement à l'aide d'un filtre effectué et sauvegardé depuis la base artistes de votre annuaire.

Créer un planning type

Depuis l'onglet "Planning", vous pouvez renseigner un gabarit de planning type pour votre spectacle dans lequel les dates sont "anonymes" (J1, J2, J3...) :

Créer un événement

  • sélectionnez le type d'événement que vous souhaitez ajouter (Représentation, Répétition, Technique, Voyage, Hébergement, Repas, ou Autre)

  • dans la frise chronologique, sélectionnez le jour correspondant à votre événement

  • renseignez ensuite, l'heure de début et de fin, ainsi que le nom de l'événement

  • cliquez sur le bouton Sauvegarder

Comme pour les plannings de projets, vous pouvez associer des participants à chaque événement du planning.

Suivre le parcours des programmateurs

Depuis l'onglet "Suivi programmateurs", vous trouverez toutes les listes de diffusion rattachées à ce spectacle. Vous pouvez également en créer depuis cet onglet.

Suivre les opportunités

Vous avez également la possibilité de créer des opportunités depuis une fiche spectacle afin de suivre les intérêts des programmateurs pour celui-ci. Vous y retrouverez l'ensemble des opportunités liées à ce spectacle.

Créer un projet depuis une fiche spectacle

Votre fiche spectacle est créée, vous avez renseigné votre distribution type et votre planning, une opportunité s'est concrétisée...Voyons maintenant comment vous pouvez créer un projet depuis cette fiche :

Créer un projet depuis une fiche spectacle

  • dans l'onglet Général de la fiche spectacle, cliquez sur le lien Ajouter un projet

  • nommez votre projet puis renseignez son statut, l'organisateur avec lequel s'établira le contrat de vente, une date de début et de fin

  • cliquez sur le bouton Créer

Lors de la création d'un projet depuis le Calendrier, l'onglet Projets ou depuis une fiche structure, vous pouvez sélectionner le spectacle auquel il sera rattaché. Ainsi, la distribution et le planning types renseignés dans la fiche du spectacle sélectionné seront automatiquement importés dans votre nouveau projet.

Suivre les projets liés à un spectacle

Depuis l'onglet Général d'une fiche spectacle, vous pouvez visualiser tous les projets qui lui sont liés afin d'avoir une vue d'ensemble de l'historique des projets passés, en cours ou à venir du spectacle.

De plus, des liens sont créés entre les fiches spectacles et les fiches projets pour pouvoir naviguer d'une fiche à l'autre rapidement.

Envie d'en savoir plus sur Orfeo ?

Contactez-nous