Importer vos données
Dans l'annuaire vous allez pouvoir ajouter des contacts (personnes physiques), des structures (festivals, associations, lieux de spectacle...), ainsi que des artistes et des techniciens pour le module Production.
Préparer les données avant l'importation
Avant d'importer vos données dans Orfeo, il est important de bien préparer votre fichier Excel. Voici quelques astuces pour faciliter l'importation :
faire en sorte que la 1ère ligne soit dédiée aux noms des colonnes (Nom, Prénom, Adresse 1, Adresse 2, Tel, E-mail, ...)
forcer le format des cellules des codes postaux commençant par un 0 en "Texte" avant de réécrire ce 0 dans la ou les cellules correspondantes
utiliser le tri de la colonne des codes postaux pour afficher rapidement tous les codes postaux commençant par 0.
faire attention à ce que les noms et prénoms des personnes soient dans des colonnes distinctes
vérifier qu'il n'y ait bien qu'une seule information par cellule (ex : un seul numéro, un seul e-mail, etc…)
créer une ou plusieurs colonnes supplémentaires si besoin (en les nommant Mail Pro, Mail Perso, ou Mail 2, etc idem pour les numéros et les adresses)
- contrôler les erreurs de saisie (ex : une fonction à la place d'un prénom, un numéro de téléphone à la place d'un e-mail ou adresse, ...)
Importer vos contacts existants
Prenons un exemple concret : vous disposez d’un fichier Excel de vos contacts contenant une ligne d'en-tête avec les noms de colonnes (adresse, téléphone, e-mail, informations administratives, etc…).
Dans l'onglet Annuaire, vous avez la possibilité d'importer ce fichier de données en quelques clics.
Cliquez sur le bouton Importer vos contacts.
L'assistant d'importation vous invite à sélectionner le fichier que vous souhaitez importer.
Sélectionnez ensuite la feuille du classeur comportant les contacts à importer.
Vous avez également la possibilité d’importer des structures (ou organisations)
Pour une détection automatique des départements et régions, pensez à renseigner le pays France pour vos contacts et structures dans vos fichiers Excel.
Spécifier les correspondances de colonnes
Orfeo s'adapte au format de votre fichier et va faire correspondre, par défaut, les noms des colonnes du fichier importé (à gauche) avec les noms de champs qu’il utilise (à droite).
Lorsque la correspondance ne se fait pas automatiquement, vérifiez que la rubrique est présente dans la liste proposée par Orfeo
Et voilà !
Vos données sont maintenant importées dans votre espace de travail Orfeo. Vous pouvez à présent les consulter, les modifier, ou les compléter.
Vous pouvez maintenant gérer des catégories de contacts, par exemple appliquer des filtres pour ne cibler que les salles de spectacles, les festivals ...