Lier votre compte mail

Pour pouvoir consulter les e-mails échangés avec vos contacts et en envoyer depuis votre espace, vous devez lier votre compte mail à Orfeo. Voici comment procéder :

• rendez-vous dans le menu principal en haut à droite

• cliquez sur Votre compte utilisateur
  

• puis sur le lien dans la marge à gauche Lier votre compte e-mail

1er cas : vous utilisez Gmail

La synchronisation de votre messagerie avec Orfeo n'est possible qu'à condition de disposer d'un compte Google G Suite. Pour les comptes Gmail non payants, il ne sera pas possible de faire la synchronisation.

• Sélectionnez "un compte Gmail"

• Cliquez sur Etape suivante puis sur le bouton Lier votre compte Gmail à votre compte Orfeo
  

• Saisissez votre adresse mail, renseignez le mot de passe et cliquez sur Sign In. Si vous êtes déjà connecté à un outil Google, vous devrez simplement sélectionner l'adresse à synchroniser.
  

• Autorisez Orfeo à accéder à votre compte Google.

2ème cas : vous n'utilisez pas Gmail

Si vous n'utilisez pas Gmail mais un autre type de messagerie, voici la marche à suivre :

• Sélectionnez "un autre service de messagerie"
  

• Cliquez sur Etape suivante puis, cliquez sur le bouton Lier votre compte e-mail via Nylas
  

• Saisissez votre adresse mail et cliquez sur Sign In
  

• Cliquez ensuite sur Exchange (Outlook, Hotmail, etc.) ou Other (OVH, Yahoo, etc.). En fonction du serveur de messagerie utilisé, cette étape peut ne pas être proposée.
• Renseignez votre mot de passe (password) et ainsi que le serveur de réception (IMAP host) et le serveur d'envoi (SMTP host)

Si vous ne connaissez pas les noms des serveurs de réception et d'envoi de votre client de messagerie, voici une liste non exhaustive d'opérateurs avec les noms de leurs serveurs IMAP et SMTP.

Bon à savoir

• Après avoir effectué ces démarches, vous pourrez tout de suite envoyer des mails depuis Orfeo. Pour visualiser votre historique d'échanges dans Orfeo, un délai de synchronisation est à prendre en compte. Ce délai varie en fonction des opérateurs (6 à 12 heures pour Gmail par exemple) et du volume de votre historique.
• A partir de la date de synchronisation, Orfeo va récupérer les mails des 500 derniers jours.
• Un message envoyé depuis Orfeo sera stocké dans le dossier "Messages envoyés" de votre logiciel de messagerie. Inversement, un mail envoyé depuis votre logiciel de messagerie sera automatiquement visible sur la fiche Orfeo de votre contact.
• Un mail supprimé depuis votre messagerie sera également mis dans votre corbeille sur Orfeo et inversement.
• Vous pouvez annuler la synchronisation à tout moment depuis la page Votre compte utilisateur en cliquant sur le bouton Supprimer l'association. Vos e-mails échangés avec vos contacts ne s'afficheront plus dans Orfeo, mais ils ne seront pas supprimés de votre boite de réception habituelle.
• Note importante de sécurité : Orfeo ne stocke pas votre mot de passe en clair.

Configurer l'intégration des e-mails

La configuration des e-mails vous permet de limiter la visibilité des e-mails synchronisés avec Orfeo, en fonction de vos préférences.

• rendez-vous dans  Paramètres,

• cliquez sur Configuration de l'intégration e-mail, dans la section Annuaire

Vous pouvez alors choisir selon le type de contact (artiste / technicien) ou (contact / stucture) :

Mode Équipe

Sur chaque fiche contact, on voit l'ensemble des messages échangés par tous les collaborateurs de l'organisation avec ce contact (utile lorsqu'on souhaite faire un suivi de la relation avec un contact / une structure avec lequel plusieurs collaborateurs sont en contact)

Mode Privé

Chaque membre de l'organisation ne voit que les e-mails qu'il a lui même échangé avec des contacts stockés dans Orfeo (utile lorsqu'on souhaite visualiser l'ensemble de la correspondance avec un contact, en gardant une notion de confidentialité)

Aucune synchronisation

La synchronisation e-mail est désactivée pour cette catégorie de contact