Utiliser la signature électronique pour les contrats de vente

Gagnez un temps précieux avec la signature électronique en évitant l'impression et l'envoi par courrier de vos contrats de vente.

Paramétrer vos modèles de contrats

Utiliser la signature électronique nécessite au préalable d'adapter vos modèles de contrats de vente. En l'occurrence, il s'agit ici de placer dans vos documents les zones de signatures. Pour ce faire :

  • dans le menu principal, cliquez sur Paramètres

  • dans la partie Documents, cliquez sur Modèles de contrats de vente

  • ouvrez le modèle à modifier
  • dans l'éditeur de texte, cliquez sur Insérer et choisissez

La fenêtre ci-dessous s'ouvre. Cliquez sur la section Signature électronique dans la marge à gauche :

Sélectionnez les champs de fusion Bloc signature producteur et Bloc signature organisateur pour les insérer aux bons emplacements dans votre modèle. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez insérer un tableau "invisible" pour vous assurer que les blocs s'afficheront correctement dans vos contrats :

  • cliquez sur
  • sélectionnez
  • choisissez le nombre de lignes et de colonnes approprié.

Le tableau est créé dans votre modèle, avec une bordure par défaut. Pour la rendre invisible :

  • cliquez sur   puis sur
  • dans la case Bordure, remplacez le "1" par un "0"

Vous obtiendrez ainsi un rendu de ce type dans votre modèle :

 

Envoyer la demande de signatures

Depuis la fiche Tournée, une fois le contrat établi, le bouton Signer électroniquement Signer électroniquement vous est proposé :

En cliquant sur ce bouton, la fenêtre ci-dessous apparaît :

Complétez les différents champs et cliquez sur Envoyer.

 

Bon à savoir

  • Les adresses mails des signataires sont complétées automatiquement. Vous pouvez cependant les modifier.
  • Le N° de téléphone du signataire de votre organisation s'affiche s'il est renseigné dans la page Votre compte utilisateur.
  • Si vous complétez les champs "Téléphone", un code envoyé par SMS sera à saisir après la signature électronique. Il s'agit d'une étape de sécurité supplémentaire facultative.
  • En cochant la case , la demande de signature ne sera adressée à l'organisateur seulement après que le signataire de votre organisation aura signé le contrat.
  • Vous pouvez ajouter un message personnalisé. A noter que ce message sera visible à la fois par le signataire de votre structure et par l'organisateur.

Pour éviter de saisir le message d'accompagnement à chaque envoi, vous pouvez définir un modèle. Pour cela, cliquez sur Paramètres puis dans la rubrique Documents, sur le lien Modèle e-mail signature électronique.

 

Signer électroniquement le contrat

Les signataires identifiés recoivent un mail expédié par l'adresse no-reply@signrequest.com. La démarche à effectuer est la même pour les 2 signataires :

 

Cliquez le bouton pour afficher le contrat dans un nouvel onglet de votre navigateur. Il est alors possible de relire le document avant signature. Une flèche clignotante indique l'emplacement de la zone de signature. Cliquez dans la zone de signature pour afficher cette fenêtre :

 

Vous pouvez alors :

  • écrire votre nom et choisir une police d'écriture
  • signer manuellement au moyen de votre souris ou de votre écran tactil
  • télécharger une image de la signature à apposer.

Ouvrez gratuitement un compte SignRequest pour stocker vos modèles de signatures. Ils vous seront alors proposés dans l'onglet "Sauvegardées".

Pour valider la signature, cliquez ensuite sur . Une dernière confirmation* est requise :

 

 

*Si vous avez renseigné les N° de téléphone des signataires dans la fenêtre de demande de signature électronique sur Orfeo, la validation par SMS sera effectuée avant cette dernière confirmation.

 

Suivre les signatures de vos contrats

Depuis la fiche Tournée, les indicateurs de suivi évoluent en fonction des étapes réalisées :

 Demandes de signatures envoyées

 Contrat signé par 1 des 2 parties*

 Contrat signé par les 2 parties*

* Passez votre souris au dessus du texte pour afficher les dates et heures des signatures.

 

Une fois le contrat signé par les deux parties :

  • vous recevez un email SignRequest contenant le certificat de signature et le PDF du contrat signé
  • le lien vers le PDF du contrat signé est accessible depuis la fiche Date (dans le bloc Suivi Contrat, à droite de l'écran).

Vous pouvez retrouver la liste des contrats signés via les ParamètresParamètres. Cliquez sur Paramètres puis dans la rubrique Documents > sur le lien Documents signés électroniquement

Renvoyer une demande de signatures

Si le premier mail envoyé n'a pas été reçu par le (ou les) signataire(s) ou si vous souhaitez modifier le (ou les) destinataire(s), cliquez sur le lien Renvoyer e-mail dans l'encadré Contrat en cours de signature.

 

Bon à savoir

  • En cas de renvoi de la demande de signatures, sous réserve que le contrat soit inchangé, votre crédit ne sera pas de nouveau débité.
  • Si le contrat nécessite d'être modifié après le premier envoi de la demande de signatures, il faudra revenir à l'étape du brouillon, générer de nouveau le PDF du contrat et envoyer une nouvelle demande de signatures. Dans ce cas, votre crédit sera débité une seconde fois.

 

Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, consultez la page Acheter des packs Documents.

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