Établir un contrat de vente

Rédiger des documents tels que les contrats de vente est une tâche nécessaire mais chronophage. L'application vous permet d'automatiser cette tâche. Voici comment établir un contrat de vente.

Créer un modèle de contrat de vente

Ajouter un modèle de contrat de vente

Pour commencer vous allez devoir enregistrer un modèle de contrat de vente. Pour ce faire, voici les étapes à suivre :

  • dans le menu principal, cliquez sur Paramètres

  • dans la partie Documents, cliquez sur Modèles de contrats de vente

  • cliquez sur le bouton Ajouter modèle de contrat de vente

  • vous pouvez maintenant nommer et rédiger votre modèle de contrat à l'aide de l'éditeur de texte

  • lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre modèle

Vous pouvez bien sûr copier/coller votre propre modèle de contrat dans le bloc d'édition de texte.

Insérer des champs de fusion

Insérer des champs de fusion

Au sein de votre modèle de contrat, vous avez la possibilité d'insérer des champs de fusion. Ces champs vont servir à renseigner automatiquement des informations propres à une structure telles que la raison sociale, le numéro de SIRET, le code APE, etc.

Pour insérer un champ de fusion :

  • dans le texte, placez le curseur de votre souris à l'endroit où doit s'afficher le champ de fusion

  • cliquez sur le bouton Insérer

  • choisissez Champ de fusion ou cliquez sur l'icône <> à droite dans la barre d'outils

  • dans la boite de dialogue, cliquez sur l'information qui doit apparaître et qui sera complétée par le champ de fusion


Générer un contrat de vente

Maintenant que vous avez créé un modèle de contrat, voyons comment vous pouvez en générer un.

Dans l'onglet Contrat de votre projet, cliquez sur le bloc Général pour renseigner :

  • la nature du contrat (cession, co-production, co-réalisation)

  • le nom de l'organisateur qui est la structure avec laquelle sera signé le contrat (peut être similaire ou différent à la structure indiquée comme lieu de représentation)

  • le nom du signataire du contrat

  • la fonction du signataire

  • saisissez le statut du contrat entre : À établir, À signer, Signé

  • puis cliquez sur Sauvegarder

Infos générales d'un contrat de vente

Vous pouvez maintenant remplir les conditions du contrat, soit :

  • le montant HT

  • le taux de TVA utilisé

  • les frais additionnels

  • les conditions du règlement du contrat

  • les obligations du producteur

  • puis cliquez sur Sauvegarder

Conditions générales du contrat

  • Le montant TTC se renseignera automatiquement après calcul du montant HT additionné de la TVA.

  • Les montants en toutes lettres pourront être ajoutés au contrat grâce à un champ de fusion prévu à cet effet.


Créer un brouillon de contrat

Créer un brouillon de contrat

Une fois toutes les informations remplies, vous pouvez créer le brouillon du contrat :

  • cliquez sur Générer le contrat, puis choisissez le modèle de contrat à utiliser

  • cliquez sur le bouton Valider pour accéder à la page de brouillon du contrat

  • une page d'édition et de prévisualisation du contrat s'ouvre

  • apportez les premières modifications nécessaires au contrat puis cliquez sur Enregistrer brouillon

Pour revenir au brouillon du contrat, il vous suffit de clique sur le lien Modifier le brouillon situé en bas des conditions du contrat.

  • Vous pouvez revenir sur un brouillon de contrat autant de fois que vous le souhaitez avant de le générer.


Une fois les dernières modifications apportées, vous pouvez maintenant générer votre contrat en cliquant sur le bouton Générer au format PDF. Votre contrat sera stocké sur Orfeo dans l'onglet Contrat de votre projet.

  • Vous pouvez prévisualiser le contrat avant de le générer en cliquant sur le bouton Prévisualiser. Cela vous permet de vérifier si les sauts de page sont bien placés par exemple ou pour corriger les éventuelles erreurs de saisie.

  • Vous pouvez définir des champs personnalisés pour les contrats en vous rendant dans les Paramètres et en cliquant sur Champs personnalisés contrats de vente.

  • Vous pouvez générer votre contrat en format Word en cliquant sur la petite flèche à droite du bouton Générer au format PDF


Éditer une facture depuis un contrat de vente

Éditer une facture depuis un contrat de cession

Vous avez également la possibilité d'éditer des factures à partir d'un contrat de vente :

  • dans l'onglet Contrat, cliquez sur le lien Créer une facture situé en bas de la page

  • complétez le formulaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer

  • vous arrivez sur la page de la facture, pour générer un document PDF cliquez sur le bouton Générer facture PDF

  • renommez le fichier et cliquez sur Générer le fichier

Votre facture est générée, vous pouvez maintenant la télécharger. De plus, vous pouvez y accédez à tout moment depuis l'onglet Gestion > Factures.

Les champs directement liés au contrat de vente sont remplis automatiquement sur la facture comme le montant HT et la TVA par exemple.

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