Interroger la disponibilité d'un artiste/technicien

Vous avez constitué la distribution de votre tournée. Reste à savoir si les artistes et les techniciens sont disponibles. Orfeo propose une fonctionnalité qui facilite le recueil de cette information.

Depuis l'onglet Distribution d'une fiche tournée

Au clic sur l'icône question mark de la colonne "Disp.", vous pouvez demander à l'artiste ou au technicien s'il est disponible pour participer à cette tournée.

 

Cette action génère une fenêtre permettant rédiger un mail personnalisé à l'attention de l'artiste ou du technicien. L'adresse email renseignée sur la fiche artiste/technicien est automatiquement reprise :

 

Une fois le message envoyé, l'icône question mark est remplacée par l'icône Horloge signifiant qu'une réponse est attendue de la part de l'artiste ou du technicien :

 

Du côté de l'artiste/technicien

L’artiste/technicien reçoit un formulaire par mail lui permettant d'indiquer sa disponibilité pour la tournée, par un simple clic sur une case OUI ou NON :

Il peut, en outre, ajouter un message à votre intention :

 

Prise en compte des réponses

L'artiste ou le technicien n'est pas disponible :

  • le statut de participation passe automatiquement à Indisponible.
  • son message personnalisé apparaît au survol de l'icône X

 

L'artiste ou le technicien est disponible :

  • la période de la tournée se colore en vert dans le calendrier
  • le statut de participation n'est pas modifié automatiquement : libre à vous de confirmer les participants parmi ceux qui ont indiqués être disponibles. Cela reste donc une mise à jour manuelle.
  • son message personnalisé apparaît au survol de l'icône Check

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