Utiliser les mots-clés

Les mots-clés vous permetttent de segmenter de manière précise votre base de données en complément des catégories.

Créer un nouveau mot-clé

Vous avez le choix entre créer plusieurs mots-clés d'un coup depuis les Paramètres de votre espace ou au cas par cas depuis les fiches de votre Annuaire.

Depuis les Paramètres

Créer mot-clé Paramètres

Prenons un exemple concret : au sein de votre annuaire, vous souhaitez distinguer vos contacts et structures internationaux. Pour cela, vous pouvez créer un mot-clé en vous rendant dans les ParamètresParamètres :

  • dans la section Annuaire, cliquez sur Mots-clés annuaire

  • puis cliquez sur le bouton Ajouter mot-clé annuaire afin de créer votre mot-clé

  • vous pouvez maintenant créer le mot-clé "International" et lui attribuer une couleur.
  • Vous pouvez choisir pour quels types de contacts (contacts, structures, artistes, techniciens...) ces catégories sont utilisables en cochant les cases correspondantes.
  • Si vous utilisez beaucoup de mots-clés, vous pouvez définir des groupes de mots-clés en leur attribuant différentes couleurs.
  • Pour améliorer la visibilité de l'Annuaire, vous pouvez masquer certains mots-clés que vous pourrez tout de même sélectionner pour faire vos filtres en décochant la case "Affiché dans les listes".

Au sein d'une fiche de l'Annuaire

  • cliquez sur le nom de l'entité concernée (nom d'un contact ou d'un artiste, nom d'une structure...)

  • au bout de la ligne destinée aux mots-clés, cliquez sur le

  • créez votre mot-clé et attribuez-lui la couleur de votre choix

Créer mot-clé Annuaire

Attribuer un mot-clé à une ou plusieurs entités à la fois

Maintenant que vous savez créer vos mots-clés, voyons comment vous pouvez les attribuer à une ou plusieurs entités de votre base de données.

Pour une seule fiche

  • Dans l'un des Annuaires, cliquez sur l'entité (structure, contact, artiste...) à laquelle vous souhaitez associer un mot-clé

  • une fois sur la fiche, cliquez sur son nom

  • sélectionnez le mot-clé que vous souhaitez attribuer dans le menu déroulant dédié

Attribuer mot-clé entité

Contrairement aux catégories, il est possible d’attribuer plusieurs mots-clés à une entité qui pourront se démarquer grâce à leurs différentes couleurs comme vu plus haut.

Pour plusieurs entités à la fois

  • sélectionnez les éléments que vous souhaitez mettre à jour dans l'un des Annuaires

  • cliquez sur le bouton Outils et choisissez Ajouter un mot-clé

  • dans le menu déroulant, choisissez le mot-clé que vous souhaitez attribuer aux éléments sélectionnés

  • validez votre choix en cliquant sur le bouton Ajouter le mot-clé

Attribuer un mot-clé à plusieurs éléments

Vous pouvez retirer un mot-clé associé à plusieurs éléments en cliquant sur le bouton Outils et en sélectionnant l’action Retirer un mot-clé dans le menu déroulant.

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