Filtrer vos données

Découvrez comment créer des filtres afin d'optimiser les recherches dans votre base de données pour la mise en place d’e-mailing ou de rappels.

Utiliser le filtre rapide

Utiliser la filtre rapide

Recherchez une donnée rapidement dans vos listes (Annuaires, dates, factures, etc.) grâce au filtre rapide. Il vous suffit de :

  • taper le nom d'une ville ou le numéro d'une facture

  • appuyer sur Enter (clavier) ou de cliquer sur la petite

  • tous les résultats comportant ce nom ou ce numéro s'afficheront

 

Créer un filtre de recherche

Prenons un exemple : notre Annuaire de structures contient beaucoup de festivals et nous souhaitons afficher tous les théâtres pour leur envoyer une campagne d'e-mailing. Au préalable, nous avons créé une catégorie "Théâtre" qui a été associée à toutes les structures concernées.

Voici comment appliquer le filtre "Théâtre" dans votre Annuaires des structures :

Filtrer avec 1 critère

  • cliquez sur le bouton , situé en haut de l'alphabet

  • dans la boite de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un champ

  • cliquez sur Catégorie de structure

  • choisissez l'opérateur est égal à puis sélectionnez la valeur Théâtre

  • Validez en cliquant sur le bouton Appliquer

Grâce à ce filtre, seuls les théâtres sont affichés. Vous pouvez maintenant agir sur cette sélection pour envoyer des campagnes d'e-mailing, l'ajouter à une liste de diffusion, etc.

 

Les opérateurs

Ces éléments inhérents aux formules de filtrage vous aident à filtrer très précisément vos listes. Ils influent sur la valeur de référence du filtre.

Liste non exhaustive des opérateurs disponibles sur Orfeo :

  • est (strictement) égal à

  • n'est pas égal à

  • commence par

  • termine par

  • supérieur ou égal à / inférieur ou égal à (dans le cadre de valeurs numériques comme les dates ou les nombres)

  • est vide

  • n'est pas vide

Le filtre est disponible dans tous les menus et onglets qui comportent une liste (Annuaires, Dates, Factures, ...).

 

Modifier un filtre de recherche

En partant de l’exemple précédent, nous allons modifier le filtre en ajoutant un nouveau critère de sélection pour afficher tous les "Théâtres de Bretagne".

Ajouter un critère

  • Cliquez sur le bouton Modifier situé au dessus de l'alphabet

  • cliquez sur le lien Ajouter un critère

  • choisissez la conjonction appropriée; ET dans ce cas

  • sélectionnez le champ Région

  • choisissez l'opérateur est égal à puis sélectionnez la valeur Bretagne

  • validez votre filtre en cliquant sur le bouton Appliquer

Tous les théâtres bretons se trouvent maintenant sous vos yeux.

 

Les conjonctions

Et - OU

Le ET et le OU servent à inclure ou exclure des résultats du filtre selon les différents critères choisis. Le ET réduit la sélection alors que le OU l'élargit.

Voici l'exemple d'une même formule de filtrage pouvant avoir des résultats complètement différents selon la conjonction utilisée :

La formule Catégorie de structure est égal à Théâtre - ET - Région est égal à Bretagne signifie : "Je veux ne voir que les théâtres qui sont en Bretagne; rien d'autre et nullepart ailleurs."

La formule Catégorie de structure est égal à Théâtre - OU - Région est égal à Bretagne signifie : "Je veux voir tous les théâtres où qu'ils soient en plus de toutes les structures qui sont en Bretagne quelles qu'elles soient."

 

  • Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez dans un filtre et prioriser la recherche entre critères grâce aux opérateurs de conjonction "ET puis OU" et "Ou puis ET".

  • Si vous souhaitez supprimer un critère, il vous suffit de cliquer sur la croix X à droite de la ligne du critère.

 

Créer une liste dynamique via un filtre

Vous avez la possibilité de sauvegarder une formule de filtrage utilisée pour créer une liste dynamique. Elle se mettra à jour automatiquement à chaque fois qu'une donnée rentrée dans la liste répondra au(x) critère(s) du filtre de recherche correspondant.

Sauvegarder un filtre

  • Après avoir défini vos critères, cliquez sur le bouton Lien Sauvegarder
  • Nommez votre sauvegarde et enregistrez en cliquant sur le bouton Bouton Sauvegarder

  • Retrouverez vos listes dynamiques dans le menu déroulant qui se trouve sur la gauche du label bleu Filtre actif

  • Pendant la sauvegarde, vous pouvez choisir de remplacer une liste dynamique existante.

  • Vous pouvez à tout moment annuler l’effet d’un filtre en cliquant sur le bouton Annuler - Lien.

  • Pour supprimer une sauvegarde, cliquez sur le bouton Supprimer - Lien lorsque vous êtes en Vue liste.

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