Plannings : le B.A-BA

Avec Orfeo, vous pouvez centraliser et coordonner simplement vos plannings de production : participation des membres de la distribution, planning artistique et technique, voyages, hébergements, ...

Le planning de production : vue d'ensemble

Vue d'ensemble du planning de production

Dans l'onglet Planning vous allez retrouver l'ensemble des informations liées aux événements de vos productions :

  1. la date à laquelle aura lieu l'événement, ainsi que la plage horaire concernée

  2. le titre et le lieu : vous pouvez visualiser rapidement s'il s'agit d'une représentation, une répétition, un événement technique, ... ainsi que le lieu dans lequel votre événement se déroulera.

  3. les notes : zone de texte libre dans laquelle vous pouvez spécifier des notes relatives à l'événement.

  4. le nombre de participants : par défaut, Orfeo considère que tous les membres de la distribution participent à l'événement (répétition, représentation, etc…). Vous pouvez modifier cette information simplement lors de la création ou l'édition de l'événement.

Ajouter un nouvel élément de planning

Ajouter un événement de planning

Vous avez la possibilité de créer des événements au sein de votre tournée, tels que des répétitions, des représentations, des séances de montage, etc :

  • cliquez sur le type d'événement que vous souhaitez créer

  • renseignez un titre, une date, une heure de début et de fin ou encore un lieu

Vous avez également la possibilité de lier un événement à un lieu figurant dans votre annuaire de structures, ainsi l'adresse du lieu est récupérée depuis sa fiche et utiliser pour générer automatiquement une carte du quartier sur la feuille de route.

Personnaliser les icônes et couleurs

Vous pouvez personnaliser vos événements en leur attribuant une icône et une couleur.

Modifier une icône :

Modifier une icône

Pour modifier une icône, il vous suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite du champ du titre de l'événement.

Modifier une couleur :

Modifier une couleur

Pour modifier la couleur de votre élément de planning, il vous suffit de cliquer sur le carré de couleur en haut à droite du champ du titre de l'événement.

Dupliquer un événement

Dupliquer un événement

Si l'événement doit se répéter plusieurs fois :

  • cliquez sur l'événement

  • cliquez sur le bouton Dupliquer

  • sélectionnez la ou les dates souhaitées

  • cliquez sur Dupliquer

Vous pouvez modifier le type d'événement en cliquant sur l'onglet correspondant à votre nouveau choix. Par exemple, changer une Représentation en Répétition.

Dupliquer une journée

Dupliquer une journée

Vous pouvez également dupliquer une journée complète avec tous les événements qui la compose :

  • dans l'onglet Planning, survoler la journée que vous souhaitez dupliquer

  • cliquez sur le bouton Dupliquer la journée

  • choisissez les dates auxquelles vous souhaitez dupliquer la journée

  • cliquez sur le bouton Dupliquer

Ajouter des notes

Ajouter des notes de planning

Depuis l'onglet Distribution ou l'onglet Planning vous avez la possibilité d'ajouter des notes. En bas de chaque onglet vous trouverez une section Notes vous permettant de renseigner des informations complémentaire par rapport au planning ou à la distribution.

Ces notes figureront en en-tête ou pied de section sur votre feuille de route. Vous pouvez choisir leur emplacement lors de la génération de la feuille de route en dépliant les informations de la section concernée.

Créer des plannings type

Depuis une fiche spectacle, vous avez la possibilité de créer des plannings type lorsque la même tournée est amenée à se répéter plusieurs fois.

Filtrer les événements par type

Filtrer les événements par type

Vous pouvez filtrer le planning pour obtenir une vue personnalisée en cliquant sur le type d'événement que vous souhaitez afficher ou masquer.

Cliquez sur les liens "tous" ou "aucun" situés à droite des événements afin d'afficher ou masquer tous les événements.

À l'aide du champ de filtre, vous pouvez effectuer une recherche filtrée en fonction du nom, du lieu ou de la description de vos événements.

Effectuer une mise à jour multiple

Effectuer une mise à jour multiple

Prenons un exemple concret : vous souhaitez établir une liste de participant pour l'ensemble de vos répétitions. Voici comment procéder :

  • sélectionnez l'ensemble des événements concernés

  • cliquez sur le bouton Actions multiples

  • choisissez Définir les participants

  • dans la modale, spécifiez qui participe à cet événement

  • cliquez sur le bouton Valider pour enrgistrer les modifications

En cliquant sur le bouton Actions multiples, vous pouvez également Définir le titre, Définir une note, Définir un lien pour plusieurs événements ou enfin Supprimer la sélection.

Exporter vos plannings (PDF, Excel) et éditer des feuilles de route

Générer les documents de production

Une fois que votre planning de production est renseigné, vous pouvez éditer un document PDF qui regroupe l'ensemble des informations de ce planning, ou une feuille de route qui reprendra tous les éléments de la tournée.

Pour cela :

  • cliquez sur le bouton "Documents" situé en haut à droite du planning

  • choisissez le document à générer en cliquant sur Planning par jour, Planning croisé, Rooming list ou encore sur Feuille de route

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