Gérer vos tournées

Le montage d'une production implique une organisation rigoureuse et la coordination de multiples activités et interlocuteurs. Petit tour d'horizon de l'onglet Tournées.

Créer une tournée

Vous avez 4 possibilités pour créer une tournée :

  • depuis le Calendrier. Pour cela, cliquez dans le calendrier à la date qui correspond à votre tournée et sélectionnez le petit onglet Tournée. Nommer ensuite votre tournée et créez-la ou éditez-la directement pour ajouter davantage d'informations.

  • depuis l'onglet Tournées du menu Production: visualisez toutes vos tournées futures, en cours ou passées. Cliquez sur le bouton Ajouter une tournée pour créer une nouvelle tournée que vous pourrez ensuite éditer afin de renseigner tous les détails de la production (distribution, planning, etc).

  • depuis une fiche Spectacle du menu Production.

  • depuis une fiche structure de votre annuaire.

 

Structure d'une fiche tournée

Une fiche tournée présente différents onglets correspondant à toutes les étapes de planification d'une tournée :

  • l'onglet Général rassemble les informations générales de votre tournée telles que la période de production, le statut de la tournée (option, confirmée, signée, annulée...), etc.

  • l'onglet Contrat pour l'établissement des contrats de vente (cession, co-production, co-réalisation) avec le renseignement de l'organisateur et signataire du contrat, les conditions financières, etc.

  • l'onglet Distribution vous permet de gérer la distribution de votre tournée en y ajoutant des artistes et techniciens susceptibles de participer.

  • l'onglet Planning vous permet de renseigner des événements tels que les répétitions, les montages techniques ou représentations, mais également de gérer les éléments logistiques tels que les voyages, hébergements et repas.

  • l'onglet Feuille de route vous permet d'ajouter des informations complémentaires sur vos feuilles de route.

  • l'onglet Engagements vous permet de générer des contrats d'engagement mais également d'avoir un suivi du statut des contrats passés avec les membres participants de la distribution. Vous pouvez donc voir en un coup d'oeil si les contrats restent à établir, à signer ou sont déjà signés.

  • l'onglet Budget vous permet de visualiser et suivre l'évolution des flux d'argent entrants et sortants investis dans votre production.

Vous pouvez définir des champs personnalisés pour vos tournées en vous rendant dans les Paramètres et en cliquant sur Champs personnalisés tournées de la rubrique Production.

 

Visualiser toutes vos tournées

Dans l'onglet Tournées du menu Production, vous pouvez visualiser l'ensemble de vos tournées quelque soit leur statut.

Grâce à la fonction Filtrer, vous pouvez choisir d'afficher seulement les productions qui sont "A confirmer" par exemple. Ceci vous permet d'avoir une meilleure visibilité de votre activité.

Paramétrer les statuts de tournées

Dans les Paramètres d'Orfeo, section Production, vous pouvez modifier et ajouter des statuts pour vos tournées en cliquant sur Statuts de tournées :

  • cliquez sur le bouton Ajouter statut tournée

  • nommez le statut

  • sélectionnez les options qui vous intéressent : "statut par défaut", "masquer dans le calendrier", "masquer dans les plannings artistes"

  • choisissez la couleur le l'étiquette du statut

  • enfin définissez la mise en forme d'affichage des tournées dans le calendrier selon le statut

Pour modifier un statut existant, il suffit de cliquer dessus pour accéder au formulaire.

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